Datenschutzhinweise
Fassung 2026-11 · Stand: November 2026
Diese Hinweise erklären, welche personenbezogenen Daten die oasoft EDV-Service GmbH bei Test, Bestellung und Nutzung von Kitana als Verantwortlicher verarbeitet (Art. 13 DSGVO). Für die Inhalte, die Ihr Unternehmen mit Kitana bearbeitet, ist Ihr Unternehmen verantwortlich. oasoft verarbeitet diese im Auftrag, siehe Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
1. Verantwortlicher
oasoft EDV-Service GmbH, Ahornstr. 5, 82296 Schöngeising
Telefon 08141 – 528 49 70, E-Mail info@oasoft.de
Datenschutzkontakt: datenschutz@oasoft.de
2. Welche Daten wir verarbeiten
| Anlass | Daten | Zweck und Rechtsgrundlage | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| Testversion, Aktivierung | Firma, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefon (freiwillig), Lizenzschlüssel | Bereitstellung der Lizenz, Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) | Bis 12 Monate nach Ende von Test oder Vertrag, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht |
| Bindung an den Arbeitsplatz | Gerätekennung (nicht umkehrbarer Hashwert aus Geräte- und Benutzerkennung), Rechnername, Windows-Benutzername (beim Outlook-Add-in stattdessen die E-Mail-Adresse des Postfachs), Programmversion, Zeitpunkt der ersten und letzten Nutzung | Lizenzprüfung, Zuordnung der Arbeitsplätze, Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO) | Bis zur Freigabe des Arbeitsplatzes, längstens bis 12 Monate nach Vertragsende |
| Einmalige Testphase | Gerätekennung (Hashwert), E-Mail-Adresse, Zeitpunkt | Sicherstellen, dass die Testversion nur einmal genutzt wird (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) | 24 Monate |
| Nutzung des Assistenten | Zeitpunkt, Arbeitsplatz, Windows-Benutzername, genutzte Funktion, Modell, Anzahl der Tokens. Keine Inhalte. | Abrechnung, Kontingentprüfung, Verbrauchsübersicht für den Kunden, Missbrauchserkennung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO) | 24 Monate, abrechnungsrelevante Summen nach Nr. 5 |
| Zustimmung zu den Vertragstexten | Fassung der Texte, Zeitpunkt, IP-Adresse, Gerätekennung, Windows-Benutzername | Nachweis des Vertragsschlusses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) | Vertragslaufzeit und drei Jahre zum Jahresende (Verjährung) |
| Bestellung | Firma, Anrede, Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, USt-IdNr., Kontoinhaber, IBAN, Anzahl Arbeitsplätze | Vertragsschluss, Abrechnung, Lastschrifteinzug (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Aufbewahrung nach Handels- und Steuerrecht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) | Nach Nr. 5 |
| Update-Prüfung und Abruf dieser Seiten | IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Datei (Protokoll des Webservers) | Sicherer Betrieb des Servers (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) | Nach den Vorgaben des Hosters, in der Regel wenige Tage bis Wochen |
3. Inhalte Ihrer Anfragen
Texte, E-Mails, der Text angehängter Dokumente und Bildschirmausschnitte, die Sie mit Kitana bearbeiten, werden verschlüsselt (TLS) über den Kitana-Dienst an den KI-Anbieter übertragen, dort zur Erzeugung der Antwort verarbeitet und an Ihren Arbeitsplatz zurückgegeben. oasoft speichert und protokolliert diese Inhalte nicht. Sie werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Kitana sendet nur, was Sie ausdrücklich übergeben (markierter Text, geöffnete oder markierte E-Mail, Ihre Eingabe). Ein Verlauf wird nur auf Ihrem Rechner verschlüsselt gespeichert und kann in den Einstellungen abgeschaltet und gelöscht werden.
Der KI-Anbieter kann Anfragen zur Erkennung von Missbrauch für kurze Zeit speichern (bis zu 30 Tage).
4. Empfänger
- Strato AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin (Hosting des Kitana-Dienstes und der Datenbank, Rechenzentren in Deutschland), als Auftragsverarbeiter.
- OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland (KI-Sprachmodell), als Auftragsverarbeiter beziehungsweise Unterauftragsverarbeiter. Eine Verarbeitung in den USA ist dabei nicht ausgeschlossen; sie ist durch das EU-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln abgesichert.
- Unsere Bank für den Lastschrifteinzug sowie Steuerberatung und Finanzbehörden im gesetzlich vorgesehenen Umfang.
5. Aufbewahrung
Buchungsbelege und Rechnungen bewahren wir acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre auf (§ 147 AO, § 257 HGB). Danach werden die Daten gelöscht.
6. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15 bis 20 DSGVO). Sie können einer Verarbeitung widersprechen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht (Art. 21 DSGVO). Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach.
Die Angaben bei Test und Bestellung sind für den Vertrag erforderlich. Ohne sie können wir Kitana nicht bereitstellen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
7. Hinweis zur KI
Kitana ist ein KI-System. Die Antworten werden maschinell erzeugt und können Fehler enthalten. Bitte prüfen Sie jedes Ergebnis, bevor Sie es verwenden.